Betriebsvereinbarung gem §§ 96 Abs 1 Z 3 und 97 Abs 1 Z 6 ArbVG
über den Einsatz von E-Mail und Internet
Die Firma ……………….. und der Betriebsrat für ……………….. schließen folgende Vereinbarung:
§ 1 Geltungsbereich und Gegenstand
(1) Diese Betriebsvereinbarung gilt für alle vom abschließenden Betriebsrat vertretenen Arbeitnehmer.
(2) Gegenstand der Vereinbarung ist die Regelung hinsichtlich der Einführung und Anwendung von elektronischer Kommunikation (E-Mail) und anderen verfügbaren Internetdiensten.
(3) Diese elektronischen Kommunikationsmedien werden aus Gründen
– der technologischen Entwicklung
– der Wirtschaftlichkeit
– des Informationsgewinns und -austausches sowie
– der Stärkung der Kundenorientierung
eingeführt und angewendet.
(4) Mit dieser Betriebsvereinbarung wird die Absicht verfolgt, einerseits die organisatorischen Grundlagen für eine effiziente Nutzung und Gestaltung dieser Medien zu schaffen und andererseits die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vor einer technischen Überwachung ihrer Leistung oder ihres Verhaltens zu schützen.
§ 2 Grundsätze für die Gestaltung des Systems
Die Internetdienste zur Unterstützung von Information und Kommunikation werden grundsätzlich als offenes Medium allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zur Verfügung gestellt. Für ihre Ausrichtung gelten folgende Grundsätze:
– Jeder computerunterstützte Arbeitsplatz wird unter Bedachtnahme auf die technischen Voraussetzungen mit den Möglichkeiten der elektronischen Post – auch über die Grenzen der Institution hinaus – ausgestattet.
– Arbeitgeber und Betriebsrat stimmen in der Auffassung überein, dass das E-Mail ein Medium zur schnellen und formlosen Kommunikation ist. Daher wird das E-Mail nicht zur Abwicklung rechtsverbindlicher Vorgänge und nicht als alleiniges Medium für die Übermittlung von Arbeitsanweisungen verwendet. Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden im Rahmen der Einführungsschulung darauf hingewiesen.
– Der Internet-Zugang wird unter Bedachtnahme auf die technischen Voraussetzungen für alle Organisationseinheiten bzw Personengruppen eingerichtet, für deren Arbeit er nützlich ist. Einschränkungen des Zugangs können nur aus sachlichen Gründen erfolgen.
§ 3 Verantwortung im Umgang mit den elektronischen Kommunikationsmedien
Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden für den sicheren und wirtschaftlichen Umgang mit diesem Medium qualifiziert. Dazu werden Schulungsangebote gemacht. Diese umfassen das Training für einen soliden Umgang mit den Medien, die Bedienung des Browsers, Verantwortlichkeit und Wirtschaftlichkeit im Umgang mit den Ressourcen sowie die Beachtung der Vertraulichkeit schutzwürdiger Daten.
Weiters werden dabei grundsätzliche Verhaltensregeln beim Umgang mit elektronischen Medien vermittelt.
Der verantwortliche Umgang mit Internet und E-Mail umfasst dabei insbesondere folgende Regelungen:
– Grundsätzlich dient das Internet nicht dem privaten Gebrauch.
– Über E-Mail und Internet dürfen keine Rechtsgeschäfte finanzieller oder nichtfinanzieller Natur getätigt werden. Ausnahmen von dieser Regelung bedürfen der ausdrücklichen Genehmigung des Arbeitgebers.
– Über Internet-E-Mail dürfen keine Inhalte versendet werden, die bei missbräuchlicher Nutzung die Interessen des Arbeitgebers oder von Dritten beeinträchtigen könnten. Massenmails jeglicher Art dürfen nicht versendet werden.
– Im Rahmen des innerbetrieblichen E-Mail-Verkehrs sind nach Möglichkeit Sammelmails zu unterlassen; statt dessen ist zur Bekanntmachung allgemeiner Nachrichten ein öffentlicher Ordner zu benutzen.
§ 4 Systemadministration
Die für das Internet bzw den E-Mail-Verkehr verantwortlichen Systemadministratoren sind vom Arbeitgeber dem Betriebsrat bekanntzugeben. Sie sind an die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes gebunden und dürfen keine dieser Betriebsvereinbarung widersprechenden Weisungen ausführen. Sie werden auf ihre in dieser Betriebsvereinbarung bestimmten Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen ausdrücklich hingewiesen und bestätigen diese mit ihrer Unterschrift im Anhang zu dieser Betriebsvereinbarung.
Auf Weisung des Arbeitgebers kann der Systemadministrator den allgemeinen Zugang zu bestimmten Homepages im Internet sperren bzw sperren lassen.
§ 5 Protokollierung und Auswertung
(1) E-Mail
Für den Inhalt und die Verteilung der Mails sind nur Sender und Empfänger verantwortlich, keine weiteren Personen erhalten Einsichts- und Schreibrechte für die Mails, auch nicht ein Systemverantwortlicher oder ein -administrator. Die Sender und Empfänger allein sind für das Löschen ihrer abgelegten Nachrichten verantwortlich, wobei sie angehalten sind, erledigte Mails laufend zu löschen, um die vorgegebenen Speicherkapazitäten nicht zu überschreiten. Es ist technisch sicherzustellen, dass ein nichtberechtigter Zugriff auf die arbeitsplatzspezifischen Ablagen des elektronischen Schriftverkehrs nicht möglich ist. Darüber hinaus finden keine Auswertungen der ein- und ausgehenden persönlichen Mails statt (zB Filtersuche nach „Reizworten“). Ausgenommen von dieser Regelung sind Virus-Scan-Programme.
(2) Internet
Bei der Benützung des Internets durch einzelne Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen findet eine Protokollierung der Vorgänge ausschließlich auf Serverebene statt. Im allgemeinen erfolgt keine Speicherung auf beweglichen Medien (Ausnahme s unten).
In weiterer Folge wird das Protokoll zur Optimierung des Systems nach den im Anhang beschriebenen Auswertungen (Standardreport) von der Systemadministration analysiert. Dabei steht die Optimierung der technischen Komponenten im Vordergrund, eine Auswertung bzw Analyse einzelner Arbeitsplätze (Clients/User) ist unzulässig.
Auswertungen und Protokolle dürfen nur mit Zustimmung von Arbeitgeber und Betriebsrat von anderen als der Systemadministration eingesehen werden. Der Betriebsrat hat das Recht, sich jederzeit über die Form der Auswertung zu informieren.
Die Speicherung eines möglichen arbeitnehmerspezifischen Navigierungsverhaltens (zB Setzen von Bookmarks oder Speicherung sogenannter Cookies) ist für dritte Stellen nicht einsehbar. Dies ist technisch sicherzustellen.
Die täglichen Protokollfiles werden spätestens nach einem Zeitraum von sieben Tagen automatisch überschrieben. Eine Erweiterung des Speicherzeitraumes ebenso wie die Abspeicherung auf beweglichen Medien können in begründeten Fällen erfolgen. Davon ist der Betriebsrat zu informieren.
§ 6 Missbrauch bei der Internet-Nutzung
Bei begründetem schweren Verdacht auf Missbrauch der Internet-Nutzung gegenüber einem/r Mitarbeiter/in erhält diese/r zunächst die Möglichkeit, sich persönlich zu dem Verdacht zu äußern. Kann die Angelegenheit nicht aufgeklärt werden, so wird entweder auf ausdrücklichen Wunsch des/der Mitarbeiters/in oder aber nach vorheriger Beratung zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber das Protokoll eingesehen. In jedem Fall der Einsichtnahme sind die/der betroffene Mitarbeiter/in sowie ein Mitglied des Betriebsrates beizuziehen. Die Einsichtnahme hat sich dabei auf den konkreten Missbrauchsfall zu beschränken.
§ 7 Änderungen und Erweiterungen des Systems
(1) Der Arbeitgeber wird dem Betriebsrat alle Änderungen, insbesondere Erweiterungen des Systems vor der Einführung erläutern. Dies trifft insbesondere für den in § 5 (2) angeführten Standardreport zu, sofern eine inhaltliche Änderung in Bezug auf die Analyse des Benutzerverhaltens (zB arbeitsplatzbezogene Auswertung des Navigierungsverhaltens) stattfindet. Dabei prüfen beide Seiten, ob die Schutzbestimmungen dieser Vereinbarung ausreichend sind. Ist dies nach Auffassung einer Seite nicht der Fall, so wird mit dem Ziel einer einvernehmlichen Regelung über eine Ergänzung zu dieser Vereinbarung verhandelt.
(2) Insbesondere wird festgehalten, dass eine allfällige Einführung der „elektronischen Unterschrift“ und der „elektronischen Verschlüsselung“, welche die Verbindlichkeit von E-Mail-Dokumenten wesentlich erhöht und daher den Charakter des Mediums verändert, mit einer weiteren Betriebsvereinbarung verbunden sein muss.
§ 8 Verstöße gegen die Betriebsvereinbarung
Verstößt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin ohne rechtfertigenden Grund gegen die Bestimmungen dieser Betriebsvereinbarung und bleiben auch wiederholte Ermahnungen durch den/die Vorgesetzte/n erfolglos, können disziplinäre Maßnahmen zur Anwendung gebracht werden.
§ 9 Schlussbestimmungen
(1) Informationen, die unter Verletzung der Bestimmungen dieser Vereinbarung gewonnen wurden, sind als Beweismittel zur Begründung personeller Maßnahmen nicht zulässig.
(2) Diese Vereinbarung tritt mit ……………….. in Kraft.
……………….., am ………………..
……………….. ………………..
Arbeitgeber Betriebsrat
